IT分野の業務や改善施策をアウトソーシングすると、業務削減や社内リソースを他のコア業務へ割くことが可能となります。ただ、委託する業者選びに失敗してしまうと、想定以上にコストがかかってしまったり、思ったような結果を得られなかったりするといったリスクもあります。
この記事では、ITアウトソーシングの概要、メリットとデメリット、注意点などを解説します。ぜひ今後の参考にしてください。
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Index
ITアウトソーシングとは
ITアウトソーシングとは、IT分野にかかわる社内業務を、外部業者に委託することを指す単語です。別名「ITO（Information Technology Outsourcing）」とも呼ばれます。
システムの開発・設計やサーバーの保守管理、トラブル対応などの運用管理業務など、委託できる業務は多岐に渡ります。専門的な業務を外注することにより、社内の他の業務の生産性向上や、効率化に寄与できることが見込めるのが大きなメリットのひとつです。
ITアウトソーシングの種類
ITアウトソーシングには、外注する内容によっていくつかの種類にわかれます。ここでは、どのような種類があるのかを解説します。
フルアウトソーシング
IT部門のほぼすべてを外注することをフルアウトソーシングと呼びます。委託元が企画のみ立案して、あとはITアウトソーシングに委託することもあれば、企画からすべて外注することもあります。
運用アウトソーシング
運用アウトソーシングは、社内のサーバーやOSなどの保守管理を委託する際に使われます。システム全般のメンテナンスやセキュリティ面も委託するケースもあります。
ハウジング
自社で用いるサーバーや保守関連の機器などを、外部のデータセンターやベンダーなどに設置する形態をハウジングと呼びます。外部にあることで、さまざまなトラブル対応を設置先の専門業者に委託することが可能です。
ホスティング
ホスティングは、外部からサーバーを借りて利用することを指します。保守管理は自社で行うこともあれば、すべて委託先が行うケースもあります。
常駐サービス
ITアウトソーシングを利用する企業に技術者を派遣し、常駐してさまざまなサポートを行うのが、常駐サービスです。システム上の問題解決やトラブルシューティングなどのきめ細やかなサポートをリアルタイムに行えます。
ヘルプデスク
顧客からの問い合わせやクレーム対応などを、外部業者に委託する方法はヘルプデスクと呼ばれます。煩雑になりがちな電話、メール対応を委託することで、コア業務へリソースを割くことが容易となります。
社内のシステム等いついて社員からの問い合わせ対応を行う、社内ヘルプデスクも委託可能です。
ITアウトソーシングが注目される背景
ITアウトソーシングは注目度が高いサービスのひとつです。企業が求めている課題解決と、それを可能にするITアウトソーシングの背景について解説します。
固定費の削減が求められている
限りのある経営資源を効率よく使用していくためには、固定費の削減が必要です。IT部門はコストがかかりやすいとされており、外注化の必要性が高い部門の一つであることが注目される理由として挙げられます。
業務の効率化の必要性が増している
IT部門は、専門的な知識や技術を要求される業務が多く、人材育成にコストがかかりやすい部門です。ITアウトソーシングを利用すれば、人件費を抑えて業務が行えるだけでなく、社員がコア業務に集中できる体制を構築できるため、業務効率の改善を図れます。
ITアウトソーシングのメリット
ITアウトソーシングの利用は、企業のメリットがいくつもあります。ここでは、3つにわけて紹介します。
コア業務に集中できる
IT関連部門の業務が企業におけるノンコアな部門である場合、そこに社内リソースを割けば割くほど、非効率かつ負担が大きい業務となってしまいます。ノンコアであるからこそ、IT関連業務はITアウトソーシングによる外注化を確立し、業績や利益を上げるコア部門に社内リソースを注ぐことで、より効率的な企業活動を達成しやすくなります。
コストを削減できる
ITアウトソーシングで委託できる業者は、さまざまなトラブルシューティングに対応できるプロの集団です。したがって、自社で対応するよりも効率的かつ結果的にコストも少なく解決できる可能性が高いです。
また、ITの諸問題に対応する人材を自社で雇用すると人件費がかかるため、固定費としてのコストがかさみます。ITアウトソーシングを利用すれば、必要なときに必要な分だけ委託できるため、コスト削減につながりやすいです。
IT技術の変化に対応できる
IT技術のアップデートのスピードは速く、企業はそれに合わせてガバナンスやセキュリティなどを常に整えていかなければなりません。この点も、ITアウトソーシングを活用していけば、自社に適したシステムを勘案しつつ対応していくことが容易です。また、メンテナンスやセキュリティ面でも最新技術に対応できです。
ITアウトソーシングのデメリット
ITアウトソーシングには、メリットがいくつもある反面、ノウハウやコスト、セキュリティ面においてデメリットもあります。ここでは、3つにわけて紹介します。
IT技術のノウハウが蓄積されない
特に、フルアウトソーシングを頻繁に活用すると、社内にIT関連の技術や知識が蓄積されないといった問題が発生します。自社でシステム関連を担当する社員にもノウハウが浸透せず、なかなかITリテラシーの向上が見込めません。
ITアウトソーシングを活用した際には、システムや保守運用の内容、対応方法を履歴に残し、そこからノウハウを獲得できるように体制を整えておくことが重要です。
コストを削減できない場合がある
ITアウトソーシングを活用する前には、プロジェクトによっては準備や調整に時間がかかるケースもあります。また、本来委託を考えていないような範囲までパッケージされていることもあり、その分のコストが無駄にかかってしまうこともあります。自社に必要な業務の範囲を明確にし、委託先を選ぶことが大切です。
セキュリティのリスクがある
自社のさまざまな情報を外部の業者に渡すことになるため、どうしても情報漏洩やデータ流失のリスクがあります。委託する前に、委託先企業のセキュリティ上の懸念や対策などを確認することが大切です。また、共有する情報の内容や範囲を精査し、責任や権限の所在も明確にしておきましょう。
ITアウトソーシングで失敗するパターン
ITアウトソーシングの活用で失敗してしまうパターンがいくつかあるのは事実です。ここでは、どのようなパターンがあるのかについて解説します。
アウトソーシング先の選定ミス
アウトソーシング先を選定する作業というのは、委託の成功可否を握る重大な場面といっても過言ではありません。委託範囲や内容、担当してほしい人材の能力などを委託先に伝えておかないと、実際に開始したときに想定と異なる流れになってしまう可能性が高くなります。
一方で、付き合いの長い得意先に委託すると、かえってスキル不足や連携不足によってスムーズに業務が進まないケースもあります。なぜアウトソーシングするのかを明確にし、それに見合った委託先を選定することが必要です。
業務を丸投げしてしまう
アウトソーシングしたからといって、何から何まで丸投げしてしまうと、社内に業務を把握できる人材がいなくなってしまいます。アウトソーシングが終わっても運用や対処ができるように、社内に業務を把握している人材を配置しておくことが重要です。管理者を配置して一連の流れや内容を把握させることを検討しましょう。
ITアウトソーシングの注意点
ITアウトソーシングを活用するには、いくつかの注意点を把握しておく必要があります。ここでは、それらの注意点について紹介します。
コストだけで判断しない
コスト削減を目標の一つに掲げている企業にとって、見積もりが安い委託先というのは魅力的だと思うのではないでしょうか。しかし、見積もりやコストだけで委託先を判断することは危険です。
なぜなら、想定していたサービスとは異なったり、アウトソーシング後に社内で修正対応に迫られたりといった諸問題に直面することが起きやすいからです。このような問題を回避するために、複数の業者から相見積もりを取り、比較検討を重ねることを心がけましょう。
アウトソーシング先の技術・サービス内容を選定する
委託先のサービス内容、技術レベルと、自社が委託したい業務の内容がしっかり合致するかを判断することも重要です。ただ、実際に始動してから気づくこともあります。
その問題に対処できるのが、サービスの品質を保証できる「SLA（サービスレベルアグリーメント）」という契約です。この契約があれば、万が一の際にも対処できるため、できる限り盛り込めるように交渉しましょう。
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まとめ
ITアウトソーシングにはいくつかの種類があり、活用にはさまざまなメリットやデメリットがあります。社内で抱えている諸問題の解決やITを活用した事業の発展に、ITアウトソーシングを効率よく活用することは、さらなる企業活動への寄与につながります。
Adecco Group には、20年以上の経験・7,500件のアウトソーシング導入実績があり、個々の企業では収集しにくいノウハウや付加価値を提供できます。コストの最適化と業務の品質向上に貢献できるよう、人材・運用・技術を重視したスペシャリストをプロジェクトごとに対応できる環境が整っています。
さらには、コンサルティングからサポートするため、課題やニーズに即したサービスの提供が可能です。まずは最新情報が手に入る、下記からメールマガジンの登録をしてみてください。
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